FUNCIONES BÁSICAS DE LA GERENCIA.

FUNCIONES BÁSICAS DE LA GERENCIA.

La gestión organizacional es un proceso complejo, que consiste en la ejecución secuencial de pasos o fases, que constituyen el trabajo típico de un administrador o gerente. Esas tareas pueden expresarse en forma generalizada como funciones directivas, que se ejercen a diversos niveles:

Planificación: Consiste en establecer los objetivos de largo, mediano y corto plazo (o metas) de la organización, y en especificar los cursos de acción que se seguirán para conseguirlos. Debe haber coherencia entre los diversos niveles temporales de objetivos, los cuales por otra parte debe ser concretos, claros, y de ser posible, cuantificables, para poder luego hacer comparaciones con los resultados. Incluye también el análisis de los recursos necesarios, su adecuación y disponibilidad; y todo ello se debe concretar finalmente en planes, programas y presupuestos.

Organización: Consiste en diseñar y determinar funciones y tareas, establecer unidades operativas, departamentos, divisiones, etc., y definir los circuitos y modalidades de la comunicación entre esas unidades. Esa organización debe responder a dos requerimientos básicos, aparentemente contradictorios pero complementarios: la necesidad de dividir las tareas y la necesidad de coordinarlas. La función de organización coordina las tareas estableciendo relaciones permanentes entre entidades, para configurar una estructura de autoridad jerarquizada, y establecer el grado de centralización o descentralización en la toma de decisiones.

Dirección: Consiste en orientar (“dirigir”) los esfuerzos de todos los empleados de la organización, inclusive los directivos, hacia la obtención de las finalidades organizativas. La función directiva se relaciona con los objetivos permanentes, de largo plazo, de la organización; y con los cambios constantes del contexto con el que la organización está vitalmente relacionada. La función de dirección se ocupa también de la selección del personal que desempeñará los cargos diseñados, de su integración al conjunto de la empresa, de la orientación de su trabajo, capacitación y motivación, estableciendo el sistema de liderazgo que resulte más adecuado, así como el esquema de sus remuneraciones y promociones, vale decir, de todo lo relacionado con la gestión de los llamados “recursos humanos”.

Control: Consiste en procurar que todo se haga según las previsiones, asegurando la obtención de los objetivos de la organización, mediante la comparación de los resultados reales con los resultados esperados, para definir el nivel de ajuste o de divergencia entre ambos, y emprender las acciones correctivas que reencaucen la situación. La función de control está, pues, estrechamente vinculada con la función de planificación. No se pueden controlar resultados sin previsiones previas, y no se pueden establecer nuevas metas sin controlar los resultados anteriores.

Estas funciones son secuenciales, se realizan periódicamente, en momentos significativos de la vida de la empresa. En el resto del tiempo, los directivos realizan las llamadas funciones continuas:

Análisis de problemas: En toda organización, constantemente se están produciendo problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos, analizarlos, buscar sus causas, establecer su importancia y prioridad, para buscar su solución e implementarla.

Toma de decisiones: Frente a los problemas u oportunidades que plantea el entorno, hay que plantear las diversas alternativas de cursos de acción posibles, valorarlas según diversos criterios, sopesar opiniones y consejos, y en definitiva elegir una, tomar la decisión y finalmente llevarla a cabo.

El proceso de toma de decisiones es considerado un aspecto central de la función directiva, y en una visión más metódica y sistematizada se lo considera integrado por las siguientes fases: Identificación del problema - Desarrollo de las alternativas -Identificación de los criterios para decidir -Ponderación de los criterios para decidir -Evaluación de las alternativas -Selección de una alternativa -Implantación de la alternativa -Evaluación de la decisión

Comunicación: Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones, necesitan mucha información proveniente de otros niveles de la organización, que pueden obtener si tienen adecuados canales de comunicación. Lo mismo ocurre cuando deben informar sobre las decisiones que toman, para crear bases de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de su puesta en práctica.

Caracterización del gerente

Algunas características a considerar:

·                     Comunicación/habilidades para escuchar.

·                     Habilidades de liderazgo efectivas

·                     Confianza en sus empleados para que hagan bien su trabajo

·                     Inteligencia

·                     Flexibilidad y buena comprensión

·                     Habilidades para trabajo en equipo y temperamento equilibrado.

·                     Interés en el desarrollo del empleado

·                     Capacidad para compartir el éxito (y los fracasos)

·                     Éxito en encontrar y retener nuevo talento.

Gerente de ventas

El gerente de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas. El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.

Dentro de sus principales funciones, tenemos las siguientes:

·         preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

·         establecer metas y objetivos. es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos más cortos. un objetivo sería vender diez millones en el próximo trimestre.

·         calcular la demanda y pronosticar las ventas. este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. dicho pronóstico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.

·         determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.

·         reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. esta función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idónea sería que rec. humanos, reclute y seleccione previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

·         delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño. esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. 

Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor y sus zonas geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.

·         compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. la compensación y la motivación, son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza. los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto que se esté trabajando y de cómo este organizada la estructura de ventas.

·         conducir el análisis de costo de ventas. toda planificación debe tener incluido un análisis de costos. dentro de esos análisis debe estar definida cual sería el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.

·         evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. el gerente debe de calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores unos con otros.

·         monitorear el departamento. es misión del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

Gerente de producción

Función General del Departamento de Producción.

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese, toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:

·         Medición del trabajo.

·         Métodos del trabajo.

·         Ingeniería de producción.

·         Análisis y control de fabricación o manufactura.

·         Planeación y distribución de instalaciones.

·         Administración de salarios.

·         Higiene y seguridad industrial.

·         Control de la producción y de los inventarios.

·         Control de Calidad.

Gerente de servicios

Gerente general

FUNCIONES Y COMPETENCIAS GERENTE GENERAL

 Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas áreas para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa, cumpliendo con los lineamientos estratégicos del directorio y las normativas y reglamentos vigentes.

PRINCIPALES FUNCIONES

· Liderar la gestión estratégica

 · Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios

 · Alinear a las distintas Gerencias

· Definir políticas generales de administración

· Dirigir y controlar el desempeño de las áreas

· Presentar al Directorio estados de situación e información de las marcha de la empresa

 · Ser el representante de la empresa

· Desarrollar y mantener relaciones político-diplomáticas con autoridades y reguladores (Miniesterios, Contraloría, etc).

· Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes

· Actuar en coherencia con los valores organizacionales

Gerente comercial

FUNCIONES Y COMPETENCIAS GERENTE COMERCIAL

Definir la estrategia comercial y contribuir al desarrollo de negocio a través del desarrollo de productos, innovación y marketing con el propósito de segmentar los mercados para enfrentar exitosamente los desafíos de la industria, contribuyendo a fortalecer la sustentabilidad, rentabilidad, diferenciación e imagen de Correos de Chile.

PRINCIPALES FUNCIONES

· Definir y dirigir la estrategia comercial.

· Analizar e investigar mercados, (en conjunto con ventas y operaciones). Búsqueda permanente de nuevas ideas.

· Analizar y desarrollar productos y servicios.

· Proponer los proyectos de desarrollo, así como los presupuestos de ventas, gastos e inversiones derivados de estos.

· Generar estrategia y plan de marketing para los productos y servicios.

· Definir estrategia de posicionamiento y branding de Corroes de Chile.

· Planificar y dirigir las estrategias y políticas de pricing con atención y foco en el margen.

· Desarrollar y mantener relaciones político-diplomáticas con organizaciones de la industria y autoridades (UPU, Empresas de Courier, ONU, Cancillería, etc).

· Definir estrategia comunicacional.